Susun Rencana Secara Cantik

"If you fail to plan, you are planning to fail."

~ Benjamin Franklin ~

~~~ :*: ~~~

  Apa yang lo lakukan ketika mau memulai suatu pekerjaan yang besar atau hal lain yang perlu detail yang ga boleh terlewat? Misal, lo ngerjain suatu proyek penting dalam beberapa bulan, atau ngerjain tugas proyek di kuliahan atau sekolah. Pasti lo akan menyusun daftar apa aja yang mau lo kerjain, mau tertulis atau ngga.

   Gimana cara nyusunnya dan apa aja isinya tergantung dari pribadi orang masing-masing, mau detail banget atau sebatas poin-poin utama aja. Kegiatan yang akan lo lakukan di daftar itu, pastinya merupakan urutan yang biasanya ngga bisa diacak, dan dengan menyusun daftar itu, lo sebenarnya sudah membuat sebuah kerangka kerja atau framework buat diri lo sendiri untuk mengerjakan proyek itu.

   Di artikel ini, gw akan ajak lo untuk memperdalam gimana caranya membuat kerangka kerja lo menjadi lebih rapih dan juga menjamin keberhasilan lo dalam proyek. Gw akan berbagi cara yang juga gw gunakan dengan mengadopsi salah satu siklus yang digunakan dalam manajemen bisnis, atau tepatnya quality control, yaitu siklus PDAC (Plan - Do - Act - Check) atau dikenal juga dengan siklus Deming atau siklus Shewhart.

Apa itu framework

     Mungkin lo pernah ngelakuin tapi ga tau aja namanya. Framework sederhananya adalah kerangka kerja. Kalo misalkan lo buat daftar apa yang akan lo lakukan seperti di awal gw sebutin ketika lo mau mengerjakan sebuah proyek atau suatu pekerjaan, lo sebenarnya sudah membuat kerangka kerja buat diri lo sendiri.

     Kalo lo googling tentang apa itu framework, jawabannya tergantung dengan konteks apa yang mau lo bicarakan. Dalam pemrograman, framework itu seperti sebuah kerangka bangunan yang sudah disiapkan, dan sisanya programmer tinggal otak-atik aja bagian dalamnya sesuai yang mereka mau tanpa harus bangun lagi dari dasarnya. Ada juga di bidang pemerintahan, manajemen, hingga ke pendidikan dan masing-masing punya artiannya yang beragam.

   Kalo lo liat pengertian dari setiap konteks, ada satu kesamaan yang bisa kita ambil sebagai kesimpulan, yaitu framework berfungsi sebagai panduan dan kerangka atas apa yang mau lo kerjakan. Misal, ketika lo menyusun skripsi, lo pasti akan mulai urutan dari pencarian topik dan judul, mempertimbangkan apakah bisa dilakukan atau tidak dengan mencari teori pendukung, jurnal, metode yang akan digunakan, hingga ke objek penelitiannya. Kalo bisa dilakukan, mulai penelitian, hingga penyusunan laporan.

    Dengan menyusun urutan atau rangkaian apa aja yang mau lo lakukan, sudah membentuk kerangka kerja buat lo untuk mengerjakan skripsi. Tapi, masih poin-poin utamanya sehingga disebutnya adalah kerangka. Kalo lo ubah bahasa dan lo tarik ke konteks yang lebih umum, kerangka kerja yang awalnya lo susun khusus untuk mengerjakan skripsi, bisa lo pakai untuk kegiatan lain menggunakan framework yang sama.

Kenapa perlu framework

     "Kalo misalkan gw ngerjain langsung skripsi tanpa perlu nyusun framework kaya gitu, bisa ga?" Kalo pertanyaannya bisa atau ngga, ya pasti bisa. Tapi apakah bisa efisien? Faktanya, kalo lo sadari, hampir kegiatan-kegiatan tanpa perencanaan akhirnya membutuhkan waktu yang jauh lebih lama dan bahkan hasilnya ngga maksimal. Terlalu banyak error dan hal yang terlewat karena ngga punya daftar apa aja yang harus dilakukan dan diperiksa. Bahkan, ngga jarang apa yang udah dikerjain karena ga sesuai urutan, akhirnya harus direlakan dan usahanya menjadi sia-sia.

   Sebagai contoh, dalam pengerjaan skripsi, udah nyusun laporan dari bab 1 sampai bab 2, tapi ternyata penelitian lo ga mungkin bisa lo lakukan dengan kondisi pendukung lo atau ditolak sama dosen lo. Akhirnya, pengerjaan lo dari bab 1 sampai bab 2 akhirnya tidak terpakai. Padahal, kalo di awal lo menyusun rencananya dengan benar, pekerjaan yang sia-sia bisa dihindari.

Persiapan menyusun framework

     Apa yang harus disiapkan sebelum menyusun perencanaan atau kerangka kerja? Hal pertama pastinya adalah lo harus tahu dulu apa tujuan yang mau lo capai dari proyek atau kegiatan yang mau lo lakukan. Ngga mungkin lo menyusun rencana tapi ga punya tujuan. 

    Karena itu, menetapkan tujuan harus benar-benar spesifik dan menyeluruh karena ini akan menentukan cara lo dalam menyusun kerangka kerja. Mungkin di antara lo ada yang mengenal tentang S.M.A.R.T. goals. Akan gw bahas di artikel yang terpisah, tapi simpan dulu di pikiran lo kalo lo harus punya tujuan yang spesifik dan menyeluruh, karena beda tujuan, bisa beda kerangka kerja yang lo buat.

Menyusun Kerangka Kerja

     Udah punya tujuan apa yang mau dicapai, berikutnya apa yang harus dilakukan? Sebelum kita bahas lebih lanjut, kita akan bahas dulu kerangka yang akan kita gunakan untuk menyusun framework ala kita sendiri.

    Cara menyusun framework yang gw gunakan adalah pengembangan dari siklus PDAC yang terdiri dari Plan, Do, Act, dan Check. Pertama kali gw kenal siklus ini dari salah satu mata kuliah yang namanya ERP (Enterprise Resource Planning). 

    Kenapa gw suka dengan siklus ini dan gw jadikan dasar untuk mengembangkan framework ala gw sendiri? Karena menurut gw siklus ini lengkap mulai dari perencanaan sampai evaluasi, yang kebanyakan orang lupa tentang evaluasi dan hanya berhenti di pelaksanaan, tapi tidak ketahuan apakah pelaksanaannya sudah efisien atau masih bisa ditingkatkan lagi. 

    Nah, mari kita mulai gimana cara penyusunan kerangka kerja menggunakan siklus ini (asumsi kalian udah punya tujuan yang jelas). Di studi kasus ini, gw akan gunakan contoh pembuatan skripsi (karena gw pake framework ini untuk ngerjain skripsi gw saat tulisan ini dibuat)

Fase Perencanaan (Plan)

     Sesuai namanya, di fase ini kita melakukan perencanaan, aktivitas apa aja yang mau kita lakukan. Fase ini cukup panjang dan harus kita desain dengan sangat rinci, lengkap, dan hati-hati karena ini akan mempengaruhi pelaksanaan keseluruhannya. 

    Kalo kita kutip dari perkataan Abraham Lincoln, "Jika saya punya waktu 6 jam untuk menebang pohon, saya akan menghabiskan 1 jam pertama untuk mengasah kapak yang saya punya" dan perkataan dari Benjamin Franklin, "If you fail to plan, you are planning to fail.", menegaskan bahwa tahap perencanaan sangatlah penting karena bisa menghemat banyak sekali waktu yang perlu lo gunakan untuk pelaksanaannya.

    Untuk mendapat rincian apa saja yang perlu dipersiapkan, biasanya kita memecah kata-kata dari tujuan yang sudah kita definisikan di awal. Misal, tujuan dari skripsi gw adalah Analisis Pengaruh Design Pattern terhadap Software Maintainability menggunakan Metrik Chidamber & Kemerer. Gw tau ini bukan judul yang umum dan sangat teknis, tapi cara breakdown-nya bisa digunakan untuk berbagai macam kasus dan kita akan coba di bagian akhir sebagai wrap up dari pembahasan kita dengan contoh yang lebih umum.

   Kalo misalkan tujuan sudah didefinisikan dengan baik, kita bisa ambil komponen-komponen apa saja yang perlu kita siapkan dilihat dari kata-kata teknis / kata utamanya. Dalam hal ini, beberapa komponen yang harus gw siapkan adalah:

1. Design Pattern
2. software maintainability
3. software yang akan dianalisis
4. Chidamber & Kemerer Metric.
   

  Untuk bisa dapat komponen apa yang perlu kita siapkan, kita perlu melihat kata kunci atau keyword dari tujuan yang kita definisikan. Bisa bersifat sangat teknis seperti judul skripsi gw dan perlu dilakukan research terlebih dahulu di bidang berkaitan atau aktivitas tertentu yang ingin kita susun perencanaannya dan biasanya tahap research ini sudah pasti dilakukan untuk bisa menetapkan tujuan yang spesifik.

   Setelah kita mendapat komponen atau keyword utama dari tujuan kita, mulai susun perencanaan aktivitasnya. Biasanya dalam perencanaan, gw akan bagi kedalam beberapa stage atau tahap. Di tahap awal, gw namai dengan tahap setup, yang tujuannya menyiapkan dasar dari aktivitas. Ibaratnya gw mempersiapkan bahan apa aja yang perlu ada untuk bangun rumah, tapi belum tahap pembangunannya.

 Tahap 1: Setup

    Contoh, kalo gw punya 4 komponen, setiap komponen gw akan analisis apakah lingkup bahasannya masih terlalu luas atau masih bisa gw breakdown lagi. Misal, nomor 1, 2, dan 4 memiliki bahasan yang cukup luas yang perlu gw research lagi. Maka aktivitas research itu akan masuk ke kerangka kerja gw. Sedangkan nomor 3, gw butuh app atau software yang bisa gw jadikan untuk objek penelitian gw yang artinya tinggal dicari dan tidak perlu dilakukan research untuk nomor 3 di tahapan setup ini. Berarti, di tahap setup ini, aktivitas yang akan gw rencanakan akan menjadi seperti ini:

• Mencari jurnal pendukung yang didalamnya terkait salah satu dari 4 komponen tersebut atau yang bisa mendukung penelitian
• Research mengenai design pattern
• Research mengenai software maintainability
• Mencari software yang cocok untuk jadi objek penelitian
• Research mengenai metrik Chidamber & Kemerer
• Menyiapkan tools atau software pendukung 

    Jumlah research bisa disesuaikan dengan berapa banyak hal-hal yang perlu lo pelajari untuk mendukung aktivitas kegiatan lo. Kalo misalkan lo seorang manajer proyek yang ingin melakukan pelatihan untuk tim lo dalam 6 bulan, lo bisa lakukan research terkait materi apa yang akan disampaikan, teknik pengajaran, dan mungkin untuk lo sendiri bisa research tentang anggota tim lo dengan tujuan bisa memahami behaviour untuk mendukung produktivitas dan dukungan emosional.

   Kalo misalkan ada beberapa aktivitas yang menurut lo butuh ada dalam perencanaan dan biasanya turunan dari komponen yang ada, bisa juga lo tambahkan. Contoh, menyiapkan software atau tools pendukung adalah hasil turunan yang perlu disiapkan dari komponen mencari software (artinya gw butuh software untuk edit kode program) dan research metrik (artinya gw butuh tools untuk melakukan pengukuran yang didalamnya terdapat metrik Chidamber dan Kemerer). 

 Tahap 2: Perakitan

    Di perencanaan untuk tahap ini, sederhananya lo melakukan perakitan dari komponen-komponen yang udah lo dapat dari tahap 1. Tapi ingat, aktivitas real-nya bisa berubah untuk tahap 2 ini karena di tahap perencanaan, lo belum melaksanakan apapun yang ada di tahap 1, baru merencanakan. 

   Jadi, kita menggunakan sense kita terhadap komponen-komponen yang ada dengan tujuan yang sudah kita tetapkan di awal. Contoh, tujuan yang gw tetapkan di awal adalah mencari tahu dampak design pattern terhadap software maintainability, artinya susunan kegiatan di tahap 2 merupakan hubungan antar komponen yang ada untuk mendukung tujuan. Hasilnya bisa seperti ini:

• Menetapkan design pattern yang akan digunakan
• Menetapkan software yang akan dijadikan objek 
• Menghubungkan design pattern dengan software maintainability
• Menghubungkan metrik dengan software maintainability 

 Tahap 3: Eksekusi

    Setelah mendapat banyak data dan persiapan dari 2 tahap sebelumnya, tinggal eksekusi aktivitas utama untuk mencapai tujuan lo. Dalam contoh ini, berarti gw mulai implementasikan penelitian gw dengan menerapkan design pattern ke software yang sudah gw tetapkan, lalu gw ukur dengan tools pendukung, dan terakhir gw lakukan analisis hasil.

 Tahap 4: Dokumentasi

    Di tahap 4, apapun hasil dan kegiatan jika perlu kita lakukan pencatatan dan dokumentasi, maka dilakukan di tahap ini. Misal, kalo gw bikin skripsi, gw harus mendokumentasikanna ke sebuah laporan dan jurnal. Kalo misalkan kegiatan acara seperti rapat atau pameran, biasanya juga perlu dilakukan pencatatan yang dokumennya bisa digunakan untuk nanti ketika melakukan evaluasi.

Fase Pelaksanaan (Do)

     Kalo lo melanjutkan ke fase ini dengan asumsi lo sudah melakukan tahap pertama, lo udah punya rencana atau blueprint yang bisa lo ikuti. Tinggal laksanakan aja. Kalo misalkan dari hasil pelaksanaan lo mendapat hasil lain yang bisa mempengaruhi rencana lo di awal, jangan ragu untuk ubah planning lo. Ingat, tahap perencanaan kita baru membayang-bayang, belum ada aktivitas real. Semakin lo paham persoalan atau tujuan yang mau lo capai dan semakin lo akurat membayang-bayangkan apa aja yang akan lo lakukan, semakin rinci juga perencanaan lo dan semakin jarang juga rencana lo bisa berubah.

Fase Evaluasi (Check)

     Di fase ini, tujuan lo adalah menilai apakah perencanaan yang lo lakukan berjalan lancar atau ada hambatan. Misal, dalam contoh skripsi gw, ternyata susah banget bisa nemuin kode yang enak untuk gw otak-atik sehingga banyak banget waktu yang dibutuhkan untuk tahap setup. Atau dari sisi penyusunan rencana, ternyata ada aktivitas yang tidak diperlukan atau bisa dipersingkat dan digabungkan ke aktivitas lain, atau justru lo perlu menambah step baru dalam perencanaan lo. Apapun yang lo rasakan dan lo temui ketika pelaksanaan dan bisa menunjang produktivitas kegiatan lo, bisa ditambahkan ke catatan evaluasi lo.

Fase Tindakan (Act)

     Berbeda dengan fase pelaksanaan yang lo lakukan untuk merealisasikan perencanaan, di fase ini, lo bertindak berdasarkan fase evaluasi. Tujuannya bukan lagi tujuan lo di awal, tapi untuk memperbaiki sistem yang lo buat atau kerangka kerja yang lo udah susun di awal, dengan harapan hasil terbaru setelah fase evaluasi dari kerangka kerja yang lo udah miliki, bisa ditingkatkan dan diaplikasikan ke kegiatan lo yang lain dengan menggunakan kerangka kerja yang sama.

Wrap UP

     Itulah contoh pembuatan kerangka kerja hasil adaptasi dari 4 fase berdasarkan siklus Deming atau siklus Shewhart yang gw sesuaikan untuk kebutuhan gw sendiri ketika mengerjakan skripsi. Kalo kita buat daftar lengkapnya, maka daftar yang harus lo lakukan di awal hingga akhir bisa menjadi seperti ini:

Tahap 1: Setup

• Mencari jurnal pendukung yang didalamnya terkait salah satu dari 4 komponen tersebut atau yang bisa mendukung penelitian
• Research mengenai design pattern
• Research mengenai software maintainability
• Mencari software yang cocok untuk jadi objek penelitian
• Research mengenai metrik Chidamber & Kemerer
• Menyiapkan tools atau software pendukung

Tahap 2: perakitan

• Menetapkan design pattern yang akan digunakan  
• Menetapkan software yang akan dijadikan objek   
• Menghubungkan design pattern dengan software maintainability  
• Menghubungkan metrik dengan software maintainability 
  

Tahap 3: Eksekusi

• Memulai prosedur kegiatan berdasarkan perencanaan dan beradapatasi dengan situasi

Tahap 4: Dokumentasi

• Mencatat hasil dari kegiatan. Catatan ini bisa dijadikan acuan untuk evaluasi juga.

Tahap 5: Evaluasi

• Mendaftar hal apa saja yang membuat aktivitas atau kegiatan dari pelaksanaan kerangka kerja terhambat atau mungkin bisa ditingkatkan

Tahap 6: Perbaikan dan Peningkatan

• Menyesuaikan perubahan kerangka kerja berdasarkan evaluasi yang ditemukan

    Dan kalo lo tarik lagi ke urutan yang lebih general, lo bisa mendapatkan kerangka kerja yang mungkin bisa lo terapkan ke aktivitas lainnya, bahkan ke aktivitas harian lo. Kalo kita bentuk pola umumnya, di tahap 1 fokus ke research atau mencari tahu, tahap 2 melakukan penyusunan informasi yang didapat dari tahap 1, dan mulai dari tahap 3 hingga ke 6 sudah umum. Kita ambil contoh olahraga fitness atau angkat beban. Dengan kerangka kerja yang dibangun berdasarkan pelaksanaan skripsi gw, bisa kita buat menjadi:

Tujuan: Membentuk otot dengan latihan fitness (jika disertai turun berat badan, artinya jangan lupa untuk memasukkan cara hidup sehat dan pola makan)

Keyword: Otot dan Fitness

Tahap 1: Setup

• Mencari tahu cara melakukan fitness yang benar
• Mencari informasi tempat atau alat pendukung yang digunakan untuk fitness
• Mencari tahu kelompok otot yang perlu dilatih
• Mencari tahu nutrisi yang perlu dipenuhi sehari-hari untuk otot

Tahap 2: perakitan

• Menyusun jadwal untuk fitness
• Menyusun menu makanan
  
• Mendaftar member atau membeli peralatan sendiri

Tahap 3: Eksekusi

• Memulai latihan fitness dan menerapkan menu sehat.

Tahap 4: Dokumentasi

• Mencatat beban yang digunakan dan progress dalam jangka waktu tertentu
• Mencatat kendala harian, seperti telat jadwal atau ada cedera 

Tahap 5: Evaluasi

• Apakah jadwalnya sudah sesuai atau terlalu padat?
• Apakah terjadi cedera dan karena apa? 
• Apakah gerakan yang dilakukan sudah benar?
• Apakah beban yang digunakan sudah cukup atau terlalu berat atau semakin terasa ringan?
  

Tahap 6: Perbaikan dan Peningkatan

• Menyesuaikan jadwal olahraga, bisa menambah atau mengurangi sesuai kebutuhan
• Memesan menu sehat setiap harinya dengan berlangganan jika tidak ada waktu atau memasak sendiri
• Menambah beban dan menambah gerakan baru atau mengurangi intensitas olahraga.
• Mempelajari ulang gerakannya sendiri atau menyewa instruktur
• Menambah perlengkapan penanganan cedera
  

    Itulah contoh pola pikir yang bisa lo terapkan untuk membangun kerangka kerja lo sendiri atau menggunakan kerangka kerja yang ada di artikel ini. Lo juga bisa langsung liat ke sumber aslinya, yaitu siklus Deming atau siklus Shewhart (https://www.ekrut.com/media/pdca-adalah) yang merupakan dasar yang gw gunakan untuk menyusun kerangka kerja gw sendiri.  

 

   Feel free to share ke orang lain kalo menurut lo bermanfaat bagi mereka dan juga lo bisa komentar tentang kerangka kerja versi lo sendiri untuk menambah bahan belajar buat gw dan pembaca lainnya. Lo juga bisa kontak gw di instagram lewat @vin_learning. See you in the next artikel!